Утилизация документов

Закон обязывает предприятия хранить юридическую, финансовую, учетную информацию на протяжении определенного срока, по истечению которого документы становятся ненужными. Компании с большим документооборотом ежегодно сталкиваются с необходимостью уничтожения сотен килограмм макулатуры, которую нельзя просто вывезти на мусорные свалки: в ней содержится конфиденциальная информация. Утилизация документов необходима для освобождения архивов без риска попадания корпоративных сведений в руки конкурентов и посторонних лиц.

В зависимости от требований к уничтожению архивных документов, используется один из трех методов переработки:

• Шредирование.

Экологичный и эффективный способ утилизации бухгалтерских, финансовых документов, коммерческой отчетности. Бумаги подаются в промышленный шредер, измельчающий до 8 тонн макулатуры в час. Фрагменты смешиваются в бункере - восстановление целостности документа невозможно. К шредированию прибегают, когда необходима быстрая утилизация большой партии документов любого характера.

• Кипование.

Один из самых простых методов уничтожения, подходящий для утилизации бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения или бумаг, потерявших свою актуальность: рекламных брошюр, буклетов, другой печатной продукции. Кипование предполагает измельчение с помощью промышленного пресса. Полученная макулатурная масса не подлежит восстановлению и отправляется на дальнейшую переработку. Производительность киповального оборудования составляет до ста тонн в сутки, это один из самых быстрых способов уничтожения больших партий бумаги.

• Варка.

Документы сначала измельчаются, смешиваются с водой и реагентами, превращающими всю массу в однородную суспензию. Восстановление информации с бумажных носителей после их варки невозможно. Данный метод утилизации применяется для утилизации конфиденциальных документов предприятия. В отличие от сжигания, варка не нарушает экологическое равновесие. А полученная суспензия используется для повторного изготовления бумажной продукции.

Уничтожение документов компании осуществляется по определенному порядку. Формируется перечень бухгалтерских и кадровых бумаг с истекшим сроком хранения. Составляется и утверждается акт, в котором указываются все документы, подлежащие утилизации. После этого предприятие может либо самостоятельно уничтожить документы, либо передать их специализированной организации, гарантирующей быструю и конфиденциальную утилизацию.

Второй вариант предпочтителен:

• Подрядчик выдает полный комплект документации, подтверждающий факт приемки и уничтожения архивных бумаг.
• Переработка макулатуры частично компенсирует затраты предприятия на обеспечение офиса бумажной продукцией.
• Формируется положительный имидж предприятия, заботящегося об окружающей среде: повышается лояльность клиентов и общественных организаций.

Компания «Синай» - предприятие Санкт-Петербурга и Ленинградской области - выполняющая утилизацию юридических, бухгалтерских, кадровых документов и занимающаяся переработкой макулатуры. В наши задачи входит обеспечение конфиденциальности передаваемых документов, и она достигается за счет:

• осуществления утилизации на охраняемой площадке;
• наличия системы видеонаблюдения, позволяющей контролировать весь процесс переработки;
• дополнительной услуги – присутствия представителя компании-клиента во время уничтожения бумаг.

Утилизация документов заканчивается формированием отчетности, включающей фото- и видеоматериалы и выдачей клиенту фирменной грамоты, подтверждающий его вклад в заботу об окружающей среде.